Ploegverantwoordelijke

Wat doet een ploegverantwoordelijke (PV)?

​

Als PV ben je de schakel tussen de spelers, ouders, coach en club. Je helpt ervoor zorgen dat alles rond de ploeg vlot verloopt, zodat de coach zich maximaal op het sportieve kan richten.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je bent het aanspreekpunt voor ouders en spelers en vormt de brug tussen hen en de coach.

• Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie correct en tijdig gecommuniceerd wordt.

• Je coördineert de praktische organisatie van wedstrijden, activiteiten en ploegtaken.

• Je zorgt ervoor dat alle noodzakelijke functies en taken worden ingevuld zodat wedstrijden vlot kunnen verlopen.

• Je helpt de club draaiende te houden. Basketbal is immers een teamsport, zowel op als naast het terrein.

Belangrijk: Een veelvoorkomend misverstand is dat de PV tijdens elke wedstrijd zelf achter de wedstrijdtafel moet zitten. Dat is niet de bedoeling. Als PV zorg je ervoor dat de tafelfuncties ingevuld zijn en delegeer je deze taken aan ouders of andere vrijwilligers.

 

Nuttige communicatiekanalen

 

Algemene Communicatie:

Alle communicatie van de coach & de PV naar spelers en ouders verloopt via  1 centraal communicatiekanaal. Hiervoor maakt Basket Stabroek gebruik van een WhatsApp-community waarin alle benodigde groepen zijn ondergebracht.

​

​De PV wordt toegevoegd aan de juiste groepschat en is verantwoordelijk voor het toevoegen van de spelers en/of ouders van de ploeg. Op die manier ontvangen alle betrokkenen tijdig dezelfde informatie en blijft de communicatie overzichtelijk.

​

Teamy:

Indien je ploeg met deze app wil werken, spreek je onderling met je coach af wie deze beheert in functie van de trainingen en wedstrijden.
Deze app is handig voor het plaatsen van wedstijden & trainingen, het bijhouden van aanwezigheden, het delegeren van taken met de ouders en het bewaren van een overzicht van de nog in te vullen taken.

 

Communicatie Wedstrijdkalender

 

De wedstrijdkalender wordt aan het begin van elke speelronde opgesteld door Basket Vlaanderen en gepubliceerd via zowel de clubwebsite als de bond.

​

Als PV zorg je ervoor dat alle wedstrijdinformatie tijdig wordt gecommuniceerd:

• wedstrijddatum en aanvangsuur;

• locatie, inclusief adres bij uitwedstrijden;

• verzameluur, zoals bepaald door de coach.

Daarnaast zorg je ervoor dat alle aanwezigheden uiterlijk op donderdagavond vóór het wedstrijdweekend zijn doorgegeven (via Teamy). Zo kan de coach tijdig de wedstrijdvoorbereiding en ploegopstelling uitwerken.

 

​​Communicatie Toogdiensten

 

​De planning van de toogdiensten wordt aan het begin van elke speelronde opgesteld door de verantwoordelijke voor de toogdiensten. Bij de jeugd gebeurt dit tweemaal per seizoen, bij de seniors eenmaal. De planning wordt op basis van de wedstrijdkalender opgesteld en gecommuniceerd via de website van Basket Stabroek.

​

Als PV sta je in voor het invullen van de toegewezen toogdiensten van jouw ploeg:

• Vul de openstaande shiften in met ouders of andere vrijwilligers uit de ploeg.

• Probeer de taken zo eerlijk mogelijk te verdelen en ervoor te zorgen dat niet steeds dezelfde ouders worden aangesproken.

• Basketbal is een teamsport. Daarom wordt van iedere ouder verwacht dat hij of zij een bijdrage levert aan het clubleven.

• Wanneer een ouder zelf niet beschikbaar is, mag de toogdienst ook worden uitgevoerd door een familielid of kennis. 

• Indien een shift uitzonderlijk niet ingevuld raakt, neem je tijdig contact op met andere ploegen, via de WhatsApp groep van de ploegverantwoordelijken, om een eventuele wissel te regelen. Indien een andere ploeg jouw toogdienst overneemt, wordt verwacht dat jouw ploeg op een later moment een gelijkwaardige inspanning levert.

• Een toogdienst kan meestal door één persoon worden uitgevoerd. Bij drukke momenten, zoals shiften rond de middag, wordt aangeraden om met twee personen aanwezig te zijn.

 

Verplaatsen van een wedstrijd

 

​Thuiswedstrijd:

Wanneer de coach of jij als PV de vraag krijgt om een thuiswedstrijd te verplaatsen, dient alle communicatie hierover via het secretariaat te verlopen.

​

De coach of PV contacteert het secretariaat en bezorgt daarbij volgende informatie:

• Welke wedstrijd verplaatst moet worden.

• De oorspronkelijke wedstrijddatum en het oorspronkelijke uur.

• De voorgestelde nieuwe datum en het nieuwe uur.

• Eventuele bijkomende opmerkingen of beperkingen.​

​Het secretariaat staat vervolgens in voor de verdere administratieve afhandeling, de communicatie met de tegenpartij en de aanvraag bij Basket Vlaanderen. Daarnaast controleert het secretariaat ook de beschikbaarheid van de sporthal op het voorgestelde tijdstip.

​

​​Uitwedstrijd:

Wanneer de tegenpartij een uitwedstrijd wil verplaatsen, verloopt de officiële communicatie eveneens via het secretariaat. Het secretariaat contacteert vervolgens de coach en/of de PV om na te gaan of de voorgestelde wijziging voor jullie ploeg haalbaar is.

​

Als PV:

• Ga je na of er op het voorgestelde tijdstip voldoende spelers beschikbaar zijn.

• Overleg je, indien nodig, met de coach.

• Koppel je de beschikbaarheid van de ploeg terug naar het secretariaat.

• Bezorg je, zodra de wedstrijd officieel verplaatst is, de correcte informatie via het gekozen communicatiekanaal aan spelers en ouders.​​

​

Tenues

​

Als PV ben je gedurende het volledige seizoen verantwoordelijk voor het beheer van de wedstrijdtenues van jouw ploeg.

Je taken omvatten:

• Het uitdelen van de tenues vóór de wedstrijd en het terug verzamelen ervan na afloop. Op die manier behoud je een goed overzicht van de staat van de tenues en kunnen eventuele problemen snel worden opgemerkt.

• Het organiseren van het wassen van de tenues. Hiervoor kan je een wasmama of waspapa aanduiden, of ervoor kiezen om dit zelf op te nemen.

  • Belangrijk: de wasouder is tevens ook verantwoordelijk om na te kijken of de spelers de kleedkamer na een wedstrijd netjes hebben achtergelaten!​

• Ervoor zorgen dat alle tenues tijdig aanwezig zijn op elke wedstrijd. Wanneer de speler van de wasouder afwezig is op een volgende wedstrijd, maak je tijdig afspraken zodat de tenues bij een andere speler, ouder of PV terechtkomen.

• Het opvolgen van eventuele schade of ontbrekende stukken en dit indien nodig melden aan de club.​

​

Wasinstructies:

Om de kwaliteit van de tenues te behouden, vragen we om onderstaande richtlijnen steeds te volgen:

• Gebruik geen wasverzachter.

• Stop de tenues niet in de droogkast.

Dit kan de ​bedrukking en rugnummers beschadigen.

​

Wedstrijden

​

​Als PV zorg je ervoor dat alle nodige tafelfuncties voor elke wedstrijd tijdig ingevuld zijn. Je kan deze taken zelf opnemen of delegeren aan ouders of andere vrijwilligers binnen de ploeg.

​​

Uitwedstrijd:

Bij uitwedstrijden staat de bezoekende ploeg in voor het invullen van het digitale wedstrijdboek.

De persoon die deze taak uitvoert, registreert onder andere:

• punten;

• fouten;

• wissels;

Als PV zorg je ervoor dat de ouders of vrijwilligers die een tafelfunctie opnemen voldoende vertrouwd zijn met het gebruik van het digitale wedstrijdboek.

​​

Thuiswedstrijd:

Bij thuiswedstrijden staat de thuisploeg in voor de overige tafelfuncties.

Afhankelijk van de leeftijdscategorie moeten volgende functies worden ingevuld:

• wedstrijdklok;

• vanaf U14 ook de 24-secondenklok.​

​

​​Voorbereiding van een thuiswedstrijd

Om een thuiswedstrijd vlot te laten verlopen, zorg je ervoor dat onderstaande zaken tijdig in orde zijn:

• Voorzie de personen aan de wedstrijdtafel van een drankje via een drankbonnetje uit de kassa.

• Verwijs de bezoekende ploeg en hun tafelverantwoordelijken naar de juiste kantine.

• Log in op de wedstrijdlaptop en maak het Digitaal Wedstrijdformulier (DWF) wedstrijdklaar.

• Zorg ervoor dat het DWF uiterlijk 30 minuten vóór de aanvang van de wedstrijd beschikbaar is, zodat de scheidsrechters dit kunnen controleren.

​

​Indien het de eerste wedstrijd van de dag betreft​

• plaats de spelersbanken en tribunes op de juiste locatie;

• zet de wedstrijdtafel en voldoende stoelen klaar;

• haal de tablet, klok, verlengkabel, EHBO-koffer en materiaalkist uit de stockruimte van de kantine.​

​

Indien het de laatste wedstrijd van de dag betreft

Zorg ervoor dat al het gebruikte materiaal wordt opgeborgen:

• spelersbanken, tribunes, wedstrijdtafel, stoelen;

• breng de tablet, klok, verlengkabel, EHBO-koffer en materiaalkist naar de stockruimte van de kantine.​

Belangrijk: zorg ervoor dat de tablets volledig afgesloten zijn!​

​

​Activiteiten

​​

Elke ploeg wordt geacht om tijdens het basketseizoen minstens één activiteit ten voordele van de club te organiseren.

Dit hoef je als PV niet alleen te organiseren. Vaak bestaan er al succesvolle initiatieven uit vorige seizoenen die opnieuw kunnen worden georganiseerd of als inspiratie kunnen dienen.

Omdat de timing van een activiteit en eventuele vergunningen vaak ruim op voorhand geregeld moeten worden, is het belangrijk om hierover tijdig af te stemmen met Team Activiteiten.

​

Communicatie tussen PV's

​

Als PV sta je er niet alleen voor. Binnen de club is er een WhatsApp-groep voorzien waarin alle PV's met elkaar kunnen communiceren.

Via deze WhatsApp-groep kan je:

• vragen stellen aan andere PV's;

• ervaringen en praktische tips uitwisselen;

• ondersteuning vragen bij organisatorische uitdagingen;

• afspraken maken rond toogdiensten of andere clubtaken;

• belangrijke informatie delen die relevant is voor meerdere ploegen.​

​

Contactpersoon bij vragen of problemen?

Heb je vragen of loop je ergens tegenaan? Dan kan je steeds terecht bij het secretariaat.

Het secretariaat ondersteunt de PV's bij administratieve en organisatorische vragen en helpt mee zoeken naar een oplossing wanneer zich problemen voordoen.

​