Activiteiten
organiseren

Willen jullie als ploeg/groep een activiteit organiseren voor Basket Stabroek? Top! Dat horen wij graag!

 

Nu vraag je je waarschijnlijk af: hoe begin ik hieraan? Wel, om jullie een beetje wegwijs te maken hebben wij wat info op een rijtje gezet. Zo kunnen jullie meteen goed van start gaan!

 

Contacteer de activiteitencoördinator

 

De basisregel is dat de organiserende ploeg/groep ruim op voorhand de activiteitencoördinator contacteert met wat jullie precies willen doen. Op basis van die info besluit de coördinator of jullie activiteit aangevraagd moet worden bij de gemeente. De activiteitencoördinator dient een dossier in bij het evenementenloket. (hiervoor worden strikte regels gevolgd, we doen dit dus niet voor ons plezier 😉).

​

Wat is ‘op tijd’ aanvragen?

​

Hier vind je een overzicht van de termijnen die een activiteitencoördinator heeft om een dossier in te dienen:

​

Geen aanvraag:

Kleinschalige activiteiten met een exacte deelnemerslijst bij de start van de activiteit. Hieronder vallen activiteiten:

• Waar geen voedsel of drank wordt aangeboden tegen betaling.

• Waarvoor geen publiciteit wordt gemaakt.

• Waarvoor geen inschrijvingsgeld of inkom wordt gevraagd.

 

6 weken op voorhand:

Dit omvat alle activiteiten waarvoor:

• Een parking of openbaar domein gebruikt wordt (bv: het looppad rond de sportvelden van Patro tijdens een Halloweenwandeling / doortochten).

• Een tijdelijke standplaats nodig is (bv: frietkraam, BBQ, cavabar, springkasteel, foodtruck, hamburgerkraam, pannenkoekenkraam,…)

• Er geen sprake is van verkeersimpact (bv: kleinschalige rommelmarkt)

• Niet commercieel verhandeld wordt (bv: verkoop wafels, bloemen, marsepein, ontbijtjes,…)

 

12 weken op voorhand:

Dit zijn grootschaligere evenementen zoals:

• Verenigingsactiviteiten voor een groter publiek dan de eigen leden (bv: opendeurdagen,

• quiz, voorstellingen, Halloween, clubdagen,…).

• Niet-commerciële ambulante handel (bv: verkoop van een product deur aan deur door verenigingen).

• Privéfeesten met luide muziek

 

24 weken op voorhand:

Evenementen met een grote veiligheids- en/of verkeersimpact en meer dan 300 personen (bv: fuiven).

 

Een evenement is pas in orde wanneer het dossier goedgekeurd en volledig is.  

 

Contacteer team communicatie

Heb je graag een toffe poster en een leuke tekst om je activiteit aan te kondigen op onze website en via onze sociale media? Dan bezorg je best 4 weken voor de reclame online gaat alle info aan team communicatie. Zo kunnen zij op tijd aan de slag om mee van jouw activiteit een succes te maken.

Welke informatie hebben ze zeker nodig?

• Wanneer wordt de activiteit georganiseerd?

• Waar vindt de activiteit plaats?

• Wat houdt de activiteit in?

• Moeten mensen op voorhand inschrijven/bestellen?

• Via welke kanalen wil je graag reclame verspreiden?

• Is de activiteit enkel toegankelijk voor leden of ook voor andere sympathisanten?

 

Zo, nu kan je alvast aan de slag met je activiteit. Bots je toch op vragen en/of problemen? Of wil je graag een activiteit organiseren voor Basket Stabroek? Twijfel dan niet om een mailtje te sturen naar  activiteiten@basket-stabroek.be

 

Veel succes!